Zarządzanie projektami – najlepsze darmowe narzędzia i programy

Zarządzanie projektami – najlepsze darmowe narzędzia i programy

Poznaj listę darmowych narzędzi i programów, które pozwolą Ci zarządzać projektami, zespołem i czasem.
Zarządzanie projektami nie musi być skomplikowane, o ile posiadamy do tego odpowiednie narzędzia. Kiedyś, służył do tego zwykły kalendarz. Dzisiaj mamy do dyspozycji bardziej wyrafinowane sposoby. Dzięki aplikacjom możemy organizować i śledzić projekty, zarządzać zespołem, pilnować deadlinów, a wszystko bez konieczności bycia w biurze. Bez znaczenia, czy w grę wchodzi zarządzanie osobistymi zadaniami, czy też skomplikowanymi projektami prowadzonymi przez wiele osób, aplikacje tego typu są bardzo przydatne. Bardzo często pozwalają nam zaoszczędzić niepotrzebny czas, a przy tym w wielu wypadkach możemy korzystać z nich zupełnie za darmo.
To, z jakich konkretnie narzędzi skorzystać, zależy od tego, jakiego rodzaju funkcjonalności potrzebujemy. Część programów ma na celu usprawnienie komunikacji, część pomaga w zarządzaniu czasem, a jeszcze inne pozwalają w bardziej zaawansowany sposób rozbudowywać i zarządzać projektami. Z wielu programów, z którymi miałem do czynienia postanowiłem wybrać i przedstawić moje ulubione.

 

ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI – PROGRAMY


1. ASANA

Jak to działa: Doskonałe narzędzie dla tych wszystkich, którzy szukają czegoś mało skomplikowanego, a przy tym pozwalającego w kompleksowy sposób zarządzać projektami. Asana skierowana jest raczej dla zespołów, niż pojedynczych użytkowników. Kluczem aplikacji jest możliwość tworzenia projektów składających się z zadań. Zadaniom w bardzo wygodny sposób możemy wyznaczać daty, przydzielać do nich osoby, dołączać pliki i komunikować się z innymi osobami na zasadzie komentarzy. Aplikacja jest bardzo przejrzysta przez podział na projekty / zadania oraz główne menu składające się z: list, konwersacji, kalendarza, podglądu postępów oraz plików.
Zalety: Bardzo użyteczny interfejs oraz liczne integracje (Dropbox, Evernote, Slack, Evernote, Mailchimp i wiele innych).
Cena: Asana jest darmowa dla zespołów nie przekraczających 15 osób.
www.asana.com

2. TRELLO
Jak to działa: Jeśli jesteś fanem fiszek, Trello niewątpliwie jest dla Ciebie. Aplikacja korzysta z metody „Kanban”, to znaczy pozwala tworzyć tablice, listy oraz „przypinać” do nich karty z zapisanymi informacjami (etykietami, datami, komentarzami, itd.). Trello jest szybkie i bardzo łatwe w obsłudze. Stworzone karty w łatwy sposób można przenieść i komentować, co sprawia, że aplikacja doskonale sprawdza się w pracy zespołowej, jak i indywidualnej. Aplikacja dostępna jest na systemy iOS oraz Android i bardzo dobrze działa na urządzeniach mobilnych. Korzystają z niej m.in. pracownicy New York Times i Tumblr.
https://trello.com/
Zalety: Atrakcyjna wizualnie. Przypomina tablice korkowe, na których dzięki prostym ruchom „drag & drop” możemy zarządzać kartami.
Cena: Podstawowa wersja aplikacji jest darmowa. Jeśli jednak chcemy nieco więcej funkcji i integracji za wersję Business Class musisz zapłacić 9,99$ za miesiąc od osoby.

3. BASECAMP

Jak to działa: Prawdopodobnie najbardziej znany program do zarządzania projektami. Jeden z pierwszych, stąd chciałoby się powiedzieć – trochę „podstarzały”. Nie dotyczy to natomiast najnowszej wersji programu – Basecamp 3 – która wprowadza trochę świeżości i nowych funkcji. Nowa wersja już nie tak kurczowo trzyma się podziału na zadania. Bardzo czytelnie podzielono aplikację na tablice, dzięki którym możemy śledzić różne elementy: czat, tablicę wiadomości, listę zadań, terminy, pliki i przypomnienia. W nowej wersji usprawniono komunikację, co sprawia, że Basecamp jest jednym z ciekawszych programów do zarządzania projektami w zespole.
Zalety: elastyczny, intuicyjny i nie przytłaczający zbyt wieloma funkcjami.
Cena: Basecamp zrezygnował z darmowej wersji. W tym momencie dostępny mamy 30-dniowy okres próbny. Po tym okresie koszt to 99$ za miesiąc bez ograniczeń użytkowników i projektów

 

PROGRAMY DO KOMUNIKACJI W RAMACH PROJEKTÓW

4. SLACK
Jak to działa: Popularny program służący do zarządzania projektami w zespole. Trudno nie zauważyć, iż główną ideą programu jest komunikacja. Konwersacje możemy tworzyć w ramach stworzonych kanałów. Jest to coś w rodzaju zadań/projektów, do których możemy dodawać również pliki. To, czego brakuje to lepszego zarządzania projektami. Nie stworzymy tutaj harmonogramów, nie przydzielimy osób. Można by powiedzieć, że wszystko polega na prowadzeniu konwersacji, gdyby nie fakt, iż Slack ma bardzo wiele rozszerzeń. Możemy go zatem zintegrować z innymi aplikacjami, jak: Asana, Dropbox, Mailchimp, Trello, Zendesk itp.

Zalety: intuicyjny, usprawniający komunikację, posiada liczne integracje z innymi programami
Cena: podstawowa wersja jest darmowa. Jeśli chcemy zarządzać nielimitowaną ilością wiadomości i integracji oraz wykorzystać grupowe rozmowy wideo – ceny zaczynają się od 6,67$ osoba/miesiąc.
https://slack.com/

 

ZARZĄDZANIE CZASEM:

6. TOGGL
Jak to działa: Przy zarządzaniu projektami ważny jest monitoring czasu. Pozwala nam to lepiej zarządzać czasem oraz pomaga w późniejszej wycenie projektów. Toggl pozwala stworzyć różne projekty, przypisywać do nich ludzi, mierzyć czas pracy, a następnie tworzyć kompleksowe raporty.
Zalety: Bardzo prosta aplikacja, dająca przy tym możliwość integracji z innymi aplikacjami jak Asana, czy Trello.
Cena: Wersja podstawowa – do 5 użytkowników jest darmowa. Nielimitowana wersja kosztuje od 5$ użytkownik/miesiąc.
7. HUBSTAFF
Jak to działa: to kolejne narzędzie, które pozwoli Ci monitorować Twoje działania lub działania Twojego zespołu. W rozbudowanej wersji, poza monitorowaniem czasu, pozwala na tworzenie projektów i dzięki przypisanemu budżetowi analizę czasu/wydatków.
Zalety: Bardzo prosta aplikacja, dająca przy tym możliwość integracji z innymi aplikacjami i monitorowanie czasu zespołu / czasu spędzonego na projektach.
Cena: Wersja podstawowa – dla 1 użytkownika jest darmowa. Nielimitowana wersja kosztuje od 5$ użytkownik/miesiąc.
NA KONIEC
Zarządzanie projektami, to nie tylko zarządzanie skomplikowanymi zadaniami. Wszystko zaczyna się od różnych chaotycznych pomysłów i idei, które warto zapisywać i rozwijać. Niegdyś służył temu notatnik. Dzisiaj jednym z takich narzędzi jest Evernote.
EVERNOTE
Jak to działa: To proste lecz „magiczne” narzędzie, które pozwala nam wiele różnych informacji zebrać w jednym miejscu. Poza notatkami, przesłanymi kopiami wiadomości email, zbieranymi zapiskami i wycinkami z internetu, dzięki tej aplikacji możemy również komunikować się z innymi osobami.
Zalety: Intuicyjna obsługa, synchronizacja aplikacji na komputerze, telefonie oraz innych urządzeniach.
Cena: Wersja podstawowa jest darmowa. Jeśli natomiast chcemy dostępu do większej ilości funkcji i większej pojemności konta wtedy musimy wybrać jedną z płatnych wersji.
Istnieje oczywiście wiele innych aplikacji służących do zarządzania projektami. Poza tymi wymienionymi powyżej warto zwrócić uwagę m.in. na: Azendoo, Smartsheet, czy Jira Software.

UDOSTĘPNIJ: